บทความ
เปิดประชุมทีมอย่างไรไม่ให้กลายเป็นการรายงานสถานะอย่างเดียว
ในการสังเกตจากเวิร์กช็อปนำทีม ผู้จัดการจำนวนมากเปิดประชุมด้วยการถามทีละคนว่า “สัปดาห์นี้เป็นอย่างไร” ผลคือทุกคนรายงานสถานะงานของตัวเอง แต่ไม่มีใครพูดถึงจุดติดที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน
ลองเริ่มด้วยสามคำถาม
- งานไหนที่เสี่ยงไม่ทันภายในเจ็ดวันข้างหน้า
- มีจุดไหนที่ทีมต้องการการตัดสินใจจากคุณในวันนี้
- มีงานไหนที่ควรถอดออกจากกระดานชั่วคราว
คำถามเหล่านี้บังคับให้พูดถึงลำดับความสำคัญ ไม่ใช่แค่ความคืบหน้า ใช้เวลาไม่เกินสิบห้านาทีก่อนเข้าสู่รายละเอียดของแต่ละงาน
สิ่งที่ควรเลี่ยง
อย่าแก้ปัญหาของทุกคนกลางห้องหากประเด็นเป็นของสองคน — นัดคุยแยกหลังประชุมจะชัดกว่า และอย่าใช้การประชุมเป็นที่ตำหนิต่อหน้าทีมทั้งหมด การให้ฟีดแบ็กเรื่องคุณภาพงานเหมาะกับบทสนทนาตัวต่อตัวมากกว่า
หากทีมคุ้นกับการประชุมแบบรายงานสถานะ การเปลี่ยนโครงอาจฝืดในสองสามสัปดาห์แรก ให้บอกเหตุผลสั้น ๆ ตอนเปิด และขอให้ลองใช้โครงใหม่สี่ครั้งก่อนตัดสินว่าใช้ไม่ได้